Letni razgovor je pomembno orodje za doseganje realnih ciljev

ponedeljek, 7. julij 2008 @ 08:05 CEST

S pomočjo ciljnega vodenja, z izvajanjem letnih razgovorov, spremljanjem organizacijske kulture in vedenj zaposlenih zagotavljamo prenos jasno postavljene vizije, strategije in vrednot podjetja na skupine ter posameznike. Zaposleni so seznanjeni s priložnostmi in možnostmi v podjetju ter hkrati motivirani za še boljše delo.

Redni letni razgovor je pomembno orodje za doseganje zastavljenih ciljev tako na nivoju družbe kot na nivoju posameznika. Gre za sistematično načrtovan razgovor med zaposlenim in njegovim vodjem. Je sestavni del motiviranja in komuniciranja, katerega glavni namen je vodenje zaposlenih na podlagi jasno določenih osebnih ciljev. Vsak zaposleni mora vedeti, kakšen je njegov prispevek k uspešnosti podjetja, kar mu omogoča, da ob skupnih uspehih čuti zadovoljstvo.

Zakaj?

Le dobro poznavanje in razumevanje ciljev podjetja in razumevanje pomembnosti vloge posameznika v podjetju vodi k uresničevanju ciljev.
Vodja s podrejenim:
pregleda uresničene cilje in izobraževanja v preteklem letu;
skupaj v skladu z načrti in možnostmi zastavi nove cilje in razvojne načrte posameznika;
spregovori o možnostih napredovanja oziroma zasedbe drugega delovnega mesta znotraj podjetja;
se pogovori o odnosih in zadovoljstvu v delovni sredini.
Zaposleni ima zastavljene osebne cilje, na podlagi katerih se jasno zaveda, kakšen rezultat se pričakuje od njega in svojega prispevka k skupnim ciljem. Slednje omogoča zaposlenemu, da jasno razume svojo vlogo v podjetju.

O čem?

Vedno se najprej pogovarjamo o ciljih družbe, nato organizacijske enote, nato šele posameznika. Na letnem pogovoru se pogovarjamo o individualnih ciljih, ki jih je podjetje oblikovalo na podlagi letnih poslovnih ciljev družbe. Želje in cilje posameznika usklajujemo in primerjamo s cilji družbe. Delavec naj se zaveda ciljev in vizije, ki jih ima podjetje, saj ima znotraj tega delovnega okolja možnost za razvoj in seveda plačo. Če ciljev iz preteklega leta zaposleni ni uresničil, se ne kritizira zaposlenega, pač pa se pogovori o vzrokih in določijo se novi roki za realizacijo.

Kaj pa plača?

Mnenja o tem, ali se pogovoriti tudi o plači, so deljena. V nekaterih podjetjih so se odločili, da o tem ne govorijo, ker ne želijo, da se glavnina pogovora na letnem razgovoru suče samo okoli plače. »Pogovor o plači enkrat na leto je potreben,« ocenjuje Romana Kovács, izvršna direktorica podjetja Dr. Pendl & Dr. Piswanger, ki je za učinkovito uporabo podatkov z letnih razgovorov izdelalo računalniško aplikacijo Apris.

Kdaj?

Najbolj primeren čas za izvedbo letnih razgovorov je čas, ko ima podjetje že izdelan letni načrt, torej naj se odvijajo konec leta ali v začetku tekočega planskega leta. Dobro je, če so pogovori vsako leto ob podobnem času. Uprava predlaga časovni okvir letnih razgovorov, vodje oddelkov pa izdelajo časovnik in razpored. Zaposleni mora biti o pogovoru pravočasno obveščen, seznanjen naj bo tudi z vsebino pogovora. Dobro je, da mu nadrejeni da vprašalnik, na podlagi katerega bo potekal pogovor, in zaposlenemu po potrebi odgovori še na dodatna vprašanja.

Kje in kako?

Pogovor naj poteka v nevtralnem prostoru. Poskrbimo, da nas delovni proces, ki poteka v podjetju, predvidoma poldrugo uro ne moti. To pomeni, da telefonske klice preusmerimo. Letni razgovor bo namreč najbolj učinkovit, če bo med njim vladalo sproščeno vzdušje in medsebojno zaupanje. »Šef naj svojo nadrejenost izkazuje s svojo strokovnostjo, odgovornostjo in osebnostno zrelostjo,« poudarja Romana Kovacs. Ni najbolj primerno, če vodja med letnim razgovorom sedi na »šefovskem« stolu za svojo mizo, njegov podrejeni pa na manjšem stolu.
Vse, kar se nadrejeni in podrejenim dogovorita, naj se zapiše, zapisano pa oba s podpisom potrdita. Dogovor lahko zapisujemo na papir ali pa neposredno v računalnik, lahko pa se podatki v računalnik vnesejo pozneje. Pregleden zapis, vsebinske analize, učinkovito usklajevanje ciljev organizacijskih enot s cilji podjetja in shranjevanje na enem mestu omogoča aplikacija Apris.

Pomen priprave

Vodja naj bo za vodenje letnega pogovora usposobljen, zaposleni pa naj bodo z namenom in potekom tudi seznanjeni. V podjetju lahko pripravimo na temo letnega razgovora delavnico, ki jo lahko v obdobju nekaj let ponovimo. Zaposleni naj spoznajo, kakšne so prednosti letnega razgovora, njegov namen in kako se nanj pripraviti. Usposobljenost vodenja letnega razgovora je zelo pomembna, da resnično dosežemo njegov namen. Ključno namreč je, da na letnem razgovoru pridobimo za podjetje kvalitetne informacije in da vodja letni razgovor učinkovito uporabi pri svojem vodenju.

Učinkovita uporaba zbranih podatkov

Zapisane dogovore shranimo tako na papirju kot v računalniku. Da se na dogovorih ne bi samo nabiral prah, skrbi računalniška aplikacija Apris. Dostop do podatkov je omejen glede na pooblastila. To pomeni, da ima vodja organizacijske enote možnost vpogleda v dogovore s svojimi podrejenimi, uprava družbe pa ima možnost vpogleda v vse podatke, shranjene v informacijskem sistemu. Uprava naj izsledke letnih razgovorov uporablja za svoje načrtovanje, spremljanje rezultatov, za ugotavljanje, kje se skrivajo talenti. Seveda pa lahko tudi vsak zaposleni kadar koli pogleda, kaj sta se dogovorila z vodjo.

Aplikacija omogoča izpis vseh ciljev, ki so bili dorečeni, vseh področij izobraževanja in želja po razvoju ter napredovanju, zadovoljstva v delovnem okolju, vse te teme si ogledamo grafično. Apris izdela sintezo za celotno družbo oziroma zagotovi izpis za katero koli organizacijsko enoto.

Tekst: Jana Petkovšek www.dnevnik.si

0 komentarjev.

MojUspeh.com
http://mojuspeh.com/geeklog/article.php/Letni_Razgovori_Apris